미국 등 해외의 경우 사업의 중요한 부분이 논의되는 회의에서 GoToMeeting, WebEx와 같은 온라인 회의 소프트웨어를 사용하는 것이 일반적이다.
시간과 공간의 제약이 많은 주주나 임원들이 온라인에서 만나고 화면을 공유해야 할 필요성이 증가함에 따라 비디오 화면, 문서 등을 한 번에 최대 수백 명의 사람과 공유하고 회의를 진행하는 경우가 증가하고 있다.
온라인 회의는 시간과 공간의 제약에서 자유로울 수 있다는 장점이 있을 뿐만 아니라 회의 내용이 법률적으로 문제를 발생시킬 때에도 진가를 발휘할 수 있다.
온라인 회의 소프트웨어는 회의를 기록하고 저장하여 추후에 회의 중 발언자의 말뿐만 아니라 공유된 모든 화면, 채팅창에서의 부수적인 대화 및 미팅에 참석(로그인)한 전체 참가자 목록 및 로그 기록을 확인할 수 있다. 그리고 이러한 기록은 회의를 주최한 회사의 로컬 컴퓨터나 소프트웨어가 있는 서버에 저장된다.
온라인 회의가 진행되기 위해서는 우선 초대 메시지가 발송될 때, 회의 내용이 기록 중이거나 기록될 수 있다는 것을 인식할 수 있도록 알려야 하고 이에 관한 면책 조항이 필요하다. 그리고 온라인 회의가 기록된 파일이 저장되는 로컬 컴퓨터나 소프트웨어가 있는 서버는 e디스커버리(Discovery·재판 전 소송 당사자가 사건과 관련된 모든 전자증거자료를 공개하도록 한 영미 소송법상의 '전자증거개시' 제도) 요청에 포함될 수 있다는 사실도 반드시 고지해야 한다.
온라인 회의 소프트웨어는 회의 중에 녹음된 오디오 및 기타 정보가 법적 문제를 발생시킬 수 있을 뿐만 아니라 회의 참석자의 활발한 의견 개진 등 자유로운 발언을 방해한다는 우려에도 불구하고 전세계적으로 사용이 증가하고 있다.
우리나라의 경우 상법에서 주주회의록 등을 요구하는 경우가 있어 이러한 온라인 회의 기록이 이를 대체하는 방안이 될 수도 있고 향후 e디스커버리 도입 시 활용하여 법률분쟁을 사전에 피하거나 사후에 빠르게 해결할 수 있을 것을 것이다.